但是我们似乎接受了上下文切换——不断地在不同的任务之间切换——作为我们工作流程的一个常规特征。当证据显示我们是一个“一心二用”的物种，只是碰巧一直都很忙的时候，我们期望自己和我们的团队在多任务处理方面表现出色。如果我们计算我们在团队生产力、损失的时间和化为乌有的创造力方面付出的代价，我们将重新设计我们的工作。我们将改变工作行为，以不同的方式使用数字技术。
我们付出的代价 当我们高效的注意力“流动状态”被打断时，我们平均需要23分钟来恢复注意力。但我们都知道，混合和远程工作世界伴随着大量的干扰。我们每天花20%的时间在不同的消息传递渠道、云存储系统或项目管理系统之间切换，只是为了寻找信息， 根据康奈尔大学Ellis Idea实验室的研究。其他研究发现，员工平均每天使用35个关键业务应用程序，并在它们之间切换超过1000次。我们需要以不同的方式思考工作中的生产力和协作，以及如何精简和简化任务以减少中断和上下文切换。它从四个基本的生产力原则开始。
1.文件和数据必须可以在任何地方访问。 如果说疫情教会了我们什么，那就是工作是真正移动的——它与我们同行，而不是固定在一个地方(比如办公室)。新工作环境中的大多数高效团队已经意识到，文件和数据也需要随处可访问。如果你需要的文件存储在一个人的桌面上， 它还不如被锁在20世纪的办公室文件柜里。我们的研究表明，超过一半的营销团队正在使用分散的存储，通常团队系统中有超过10，000个不同的文件丢失。他们是如何解决问题的？那就是打电话、发电子邮件，或者给同事发短信，问“我在哪里可以找到…？” 这让我们又回到了埃隆·马斯克的思维杀手——情境切换和注意力中断。借助安全的云存储和对合作者的远程访问，无需中断。我们不是在谈论科幻小说。这是现在就在这里的技术。
2.搜索应该是自动化的。 我们的研究还表明，经常会看到7，000个重要文件杂乱无章，没有元数据来帮助简化搜索和发现，即使它们可以在云中访问。搜索已经成为我们数字生活中最熟悉的功能之一，但当涉及到工作场所时，我们仍然没有应用我们应该使其工作的简单严谨性。这包括应用命名约定、关键字， 和描述。如果我们都做对了这一步，那么以后通过自动搜索检索数据就会变得快速而容易。不需要缓慢而耗时的手动搜索，也不需要打断其他人来帮助查找文件。
3.重复性的任务应该自动化。 如果有一项工作需要定期完成，就应该有一个机器人来完成。即使是最简单的自动化形式，比如项目通知，也可以节省宝贵的时间，保持注意力集中的宝贵状态。不管任务有多小或多复杂，如果它是一天、一周或一个月中的重复任务，混合和远程工作世界的黄金法则是将其自动化。
4.耗时的任务也应该自动化。 本着重复任务的精神，如果有一个任务会耗费更多的时间，那么它就是另一个自动化时机已经成熟的任务。这里的经典例子是报告。您能否安排自动而非手动填充报告或控制面板？如果是这样的话，你能收回多少时间来专注于更具战略性或创造性的任务？
让它流动 我们这个时代具有讽刺意味的是，我们拥有的数字技术比以往任何一代人都多。然而，我们常常没有用我们应该用的方式来获取最大的利益。当谈到环境切换时，有证据表明当我们在任务之间切换而不是保持集中的流动状态时，生产率会下降40%。如果我们真的想解决生产力问题， 它始于为我们的团队提供合适的工作工具，并鼓励他们按照预期的方式使用它们。没有变通办法或捷径。想象一个工作环境，无论在哪里，干扰和分心都更少。让生产力流动起来。
